Buchungen verwalten

Zum Verwalten von Buchungen (z. B. Meeting-Boxen) nutzen wir die Software Pretix. Im Zweifel hilft die offizielle Doku.

Anmeldung

• Link https://veranstaltung.stuve-bamberg.de/control/ öffnen
• mit Stuve-Account einloggen

Veranstaltung anlegen

Bestehende Veranstaltung klonen

• nach Möglichkeit existierende Veranstaltungen klonen
• dazu in der Seitenleiste "Veranstaltungen" auswählen
• über das Symbol klonen:

Neue Veranstaltung anlegen

• andernfalls auf der Startseite "Neue Veranstaltung erstellen" auswählen:

• die Option "Veranstaltungsreihe oder Zeitslotsbuchung" dürfte meist die richtige sein
• die Formulare sollten auf Deutsch und Englisch angeboten werden
• alle notwendigen Daten eintragen
• Preise und Steuern können immer auf 0 gesetzt werden
• im dritten Schritt können optional Konfigurationen anderer Events übernommen werden

Veranstaltung konfigurieren

• es gibt zahlreiche Konfigurationsmöglichkeiten
• schaut im Zweifel bei einer schon existierenden Veranstaltung nach
• damit ihr per Email benachrichtigt werdet, tragt bei "Einstellungen" → "E-Mail" (linke Seitenleiste) → "BCC-Adresse" die Study-Space-Adresse ein
• in der linken Seitenleiste können unter "Produkte" die Objekte hinterlegt werden, die gebucht werden sollen
• handelt es sich um eine Reihenveranstaltung (z. B. regelmäßige Termine alle zwei Stunden), müssen Termine erstellt werden (siehe Abschnitt "Buchungen nach Zeitslot anlegen")
• nach dem Anlegen eines Produkts kann ein Kontingent festgelegt werden
• es gibt eine gute Vorschaufunktion für den Shop

Vergesst nicht, die Veranstaltung am Ende in den Produktivmodus zu versetzen.

Anwendungsbeispiel Meetingboxen

Zwei der vier Meeting-Boxen können unter wiai.de/bookabox gebucht werden. Sie sind mit einem QR-Code gekennzeichnet. Kurzlinks kann Florian hinterlegen. Die Buchung erfolgt frühestens zwei Wochen im Voraus. So geht ihr in Pretix vor:

• die Veranstaltung heißt „Study Space: Ausleihbare Gegenstände“
• dort gibt es momentan nur Meetingboxen zu buchen
• über die Termine wird festgelegt, dass man sich werktags Zwei-Stunden-Blöcke buchen kann
• dabei werden durch das Kontingent aber nur zwei Buchungen je Slot erlaubt, da zwei Boxen zur spontanen Verfügung stehen

Buchungen nach Zeitslot anlegen

• Buchungskontingente können beispielsweise im Monatsrhythmus angelegt werden
• gehe hierfür zum Shop, wähle "Termine" aus der Seitenleiste und klicke auf "Mehrere neue Termine erstellen"
• wähle die Wochentage für die Buchungen
• für die Wiederholung bietet sich an, zum Beispiel mit dem Semesterende zu rechnen
• unter "Uhrzeiten" könnt ihr "Viele Zeitfenster hinzufügen" (z. B. 8–18 Uhr mit 120 Minuten je Zeitfenster)
• unter "Kontingente" wählt ihr dann das Produkt aus, um das es geht
• für die Meetingbox kann zum Beispiel die maximale Anzahl 2 hinterlegt werden